Machen Todo-Listen glücklich?

Wie in meiner Blogroll zu sehen ist, lese ich das Blog von Peer Wandiger aka „Selbständig im Netz“. Peer hat eine Blogparade zum Thema „Getting Things done“ ins Leben gerufen. Dabei soll es allerdings eher weniger um die gleichnamige Organisations-Methode von David Allen gehen, sondern eher um die persönliche Arbeitsweise und das möchte ich nutzen, ein paar meiner Erfahrungen zu schildern.

Mir wurde immer erzählt: Wenn Du Aufgaben erledingen willst, führe EINE Todo-Liste und schreibe da alles drauf. Streiche das Erledigte durch und widme Dich dem nächsten Thema. Wichtiges und Termine werden besonders hervor gehoben, damit sie nicht untergehen und fristgerecht erledigt werden können.

 

Hast Du auch so ein „Mantra“ mit auf den Weg bekommen?

Mal ehrlich: Wie glücklich bist Du, wenn Du eine gut gefüllte Todo-Liste vor Dir liegen hast?

Wer so viele Aufgaben zu erledigen hat, sollte wissen, welche Hilfsmittel ihm wirklich helfen und welche – wenngleich häufig angepriesen oder verkauft – ihn persönlich nur bremsen.

Wahrscheinlich ist das eine Mentalitäts-Sache: Der eine kann gar nicht genug Punkte auf diese Liste schreiben, der andere wird durch eine solche Liste direkt blockiert, weil noch so viel zu tun ist (im Sinne von „das schaffe ich doch nie“ oder gar etwas ähnlichem wie einer Schreib-Blockade).

Daher lautet die erste Aufgabe: Finde heraus, welches Werkzeug Dir hilft.

Sind es Todo-Listen oder Kartei-Karten?
Sprichst Du lieber Deine Aufgaben auf Band oder hinterlässt Du Dir (oder anderen) Video-Botschaften?
Oder brauchst Du Plakate, die Du Dir ins Büro (oder die Decke) hängst?
Schlägt bei Flip-Charts Dein Herz freudig höher?
Zeichnest Du lieber Mind-Maps?
Verfasst Du Checklisten?

Oder hast Du eine völlig andere Methode?

Hier darf jede Menge Kreativität an den Tag gelegt werden – schließlich geht es darum, dass Du effektiv arbeiten kannst und wie das am Besten klappt, kannst nur Du heraus finden.

Zugegeben, in einem (Großraum-)Büro wird es einige Einschränkungen geben, aber für vieles lassen sich individuelle Lösungen finden. Aber wenn Du selbständig bist oder ein eigenes Büro oder einen gut gelaunten Chef hast, wird es bestimmt möglich sein, Verbesserungen in Deinem Sinne einzuführen.

Hilfsmittel

Ich finde außerdem, dass es nicht das eine Hilfsmittel gibt, das die Selbstorganisation zum Kinderspiel macht. Häufig hört man den Tipp, immer alles auf die gleiche Art zu planen oder zu organisieren.

Warum sollte das möglich sein? Komplexe Aufgaben erfordern ab und an komplexe Maßnahmen.

Ich z.B. führe mehrere Arten von Todo-Listen. Bislang hat allerdings fast jeder die Hände über den Kopf zusammen geschlagen, wenn ich das erwähnt habe.

Aber: ich arbeite an verschiedenen Projekten mit den unterschiedlichsten Aufgaben.

Manche Aufgaben haben feste Termine oder müssen regelmäßig durchgeführt werden, andere Aufgaben müssen mit anderen Menschen geplant und/oder durchgeführt werden. Wenn diese Menschen weit entfernt sind, bringt ihnen ein Flip-Chart oder Plakat nichts, wenn es in meinem Büro steht oder hängt.

Einige Aufgaben organisiere ich daher am liebsten in klassischen Todo-Liste(n). Für andere zeichne ich Mind-Maps. Für andere brauche ich Kalender und Erinnerungen und die Möglichkeit, sie mit anderen Menschen über eine Entfernung hinweg zu teilen oder sie von verschiedenen Arbeitsplätzen aus zu erreichen.

Es müssen ja nicht alle möglichen Hilfsmittel sein, es reichen auch einige wenige. Wichtig finde ich, dass man sich auf einige Möglichkeiten beschränkt und vor allem bei Software sich für etwas entscheidet und nicht permanent nach etwas Neuem sucht. Denn es ist zeitraubend, neue Software zu testen und herauszufinden, ob sie zur eigenen Arbeitsweise passt. Und dann wäre da noch das Übernehmen des bisherigen Datenbestandes …

Ich nutze einen Kalender für Termine, Fristen und Erinnerungen.

Mind-Maps fürs Brainstorming und um Ideen auszuarbeiten oder Feature-Listen zu pflegen.

Todo-Listen mit Projekten und Kategorien, um die Punkte abzuarbeiten oder Dinge nicht zu vergessen.

Für komplexere und immer wieder kehrende Aufgaben habe ich Checklisten.

 

Der beste Plan kann umsonst sein …

… aber auch er ist nicht kostenlos: denn er kostet Deine Zeit!

Ich bin Dienstleister. Das bedeutet durchaus, dass ein Anruf oder E-Mail meinen ganzen Tagesplan durcheinander bringen kann. Wenn ein Server ausgefallen ist oder eine Software einen kritischen Fehler hat und sofort korrigiert werden muss, ist der beste (Tages-)Plan nicht mehr viel wert.

Vielen selbständigen IT-Menschen dürfte das bekannt vorkommen. Wenn man angestellt ist, gibt es häufig einen gewissen Puffer zwischen dem Problem und dem IT-Menschen, der es lösen soll. Wenn man als Selbständiger keinen Büro-Dienst hat oder Telefon-Dienstleister hat, steht man immer nah am Problem.

 

Produktiver Umgang mit E-Mails

Da E-Mail eines meiner täglichen Arbeits-Mittel ist, widme ich dem Thema auch ein paar Sätze.

Ich kann über diesen Tipp für produktiveres Arbeiten mit E-Mails nur schmunzeln: „nur zwei Mal am Tag E-Mails lesen“.

Ohne E-Mail wäre ein Arbeiten für mich nur schwer möglich, weil ich darüber wichtige (auch zeitkritische) Informationen erhalte, ohne die ich an ein Arbeiten erst gar nicht zu denken bräuchte.

Dafür staune ich wiederum über Menschen, die einen vollen Posteingang haben.

Ich arbeite sehr stark mit E-Mail-Filtern. Sehr viele E-Mails werden bei mir automatisch in Verzeichnisse verschoben. Ich bekomme ein optisches Signal, wenn eine neue Email da ist und kann dann direkt sehen, in welchem Verzeichnis sie gelandet ist. So kann ich auch sofort sehen, ob ich mich sofort darum kümmern muss oder ob das noch Zeit hat.

Bei durchschnittlich 180 E-Mails pro Tag (ohne Spam) ginge das auch gar nicht anders, ohne viel Zeit auf das Lesen und Verschieben von E-Mails zu verwenden. Wenn man nur 10 Sekunden für das Erkennen einer neuen E-Mail, anlesen und verschieben rechnet, „spare“ ich auch die Weise ca. 30 Minuten pro Tag durch das Filtern. Natürlich muss man diese Filter erstmal erstellen, aber wenn das getan ist, passiert das Filtern eben automatisch.

 

2 Minuten

Von der Methode „Getting Things Done“ habe ich die 2 Minuten Regel übernommen:

Alles was keine 2 Minuten zur Erledigung benötigt, wird sofort erledigt.

Der Klassiker dürfte hier wohl das Abheften von Papier sein. Es ist keine schwere oder schwierige Arbeit, man darf sich bloß nicht dazu verleiteten lassen, einen Haufen oder eine Sammel-Schublade zu eröffnen und sich zu sagen: „das mache ich am später“. So übersieht man viel zu leicht Termine, Fristen oder andere wichtige Dinge.

Ein anderer Klassiker ist der Schreibtisch: Leer-Tischler oder Voll-Tischler?

Ich bin da wohl eine Misch-Form Auf meinem Schreibtisch stehen Monitor, Maus und Tastatur, ein Notiz-Block, Stift und was zu trinken. Manchmal das Notebook. Je nachdem, an was ich gerade arbeite, ist es auch mal mehr, aber das wird danach wieder weggeräumt, so dass ich die Arbeitsplatte nutzen kann.

 

Ohne Anfang kein Erfolg

Eines der wichtigsten Dinge beim Arbeiten ist das Anfangen.

Durchhalten und Beenden sind naütlich auch wichtig, keine Frage. Aber wenn man gar nicht erst mit einer Arbeit anfängt, ist auch ein Beenden nicht möglich.

Das klingt trivial, ich weiß. Es gibt aber genug Menschen, die unter Varianten von Schreib-Blockaden leiden oder einen Berg von Aufgaben vor sich her schieben.

Wem das bekannt vorkommt, sollte vielleicht mal einen Blick in das Anti-Verpeil-Howto werfen.

 

Prioritäten setzen

Manchmal ist es einfach stressig und alles läuft schief oder drunter und drüber.

Aber häufig kann man auch dabei Prioritäten setzen. Ich finde das „Eisenhower-Prinzip“ dafür sehr sympathisch bzw praktisch veranlagt.

Dabei teilt man eine Aufgabe in eine von 4 Kategorien ein:

wichtig und dringend
wichtig und nicht dringend
nicht wichtig und dringend
nicht wichtig und nicht dringend

Die Theorie besagt nun: Die ersten beiden Kategorien erledigt man selber, die dritte wird delegiert und die letzte landet im Papierkorb.

Ein Selbständiger wird das natürlich anders definieren, da es so eine Sache mit dem Delegieren ist oder sein kann.
Abgesehen davon fallen mir auch jede Menge Routine-Aufgaben ein, die nicht wichtig und nicht dringend sind und trotzdem erledigt werden müssen oder sollten.

 

Grau ist alle Theorie

Überhaupt ist das so eine Sache mit allen Zeitmanagment-Theorien & Co:

Sie versuchen sich alle an einer Vereinfachung des Lebens – aber das Leben ist nunmal komplex und lässt sich nur bedingt vereinfachen.

An einigen Stellen mag das funktionieren, an anderen nur schwer und dann heißt es oft: Du hast die Theorie nur nicht gut umgesetzt. Das mag sein, aber vielleicht passt die Theorie auch nicht auf alle Begebenheiten.

Es gibt immer Sonderfälle und wenn eine Theorie auf diesen Sonderfall nicht passt, dann ist das eben so und muss eben anders behandelt werden.

Oder hat eine Theorie oder Todo-Liste schon mal einen Menschen glücklich gemacht?

 

Über den Tellerrand hinaus

Was ich noch abschließend zur Arbeits-Organisation sagen möchte: es ist wichtig, sich nicht in den alltäglichen Aufgaben zu verlieren. Man sollte die große Strategie nicht aus den Augen verlieren. Ich finde es wichtig, sich ab und an hinzusetzen und die Vorgehensweise für das nächste (halbe) Jahr oder die nächsten beiden Jahre festzulegen.

Wer will, kann auch noch längere Zeiten planen, aber wir leben in schnellen Zeiten – eine Änderung des Plans sollte noch möglich sein 😉