E-Mail Archivierung nach GoBD

Wollen Sie Ihren Pflichten nach GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) nachkommen? Dafür biete ich Ihnen die richtige und kostengünstige Lösung.
Sie können einfach mit Ihrem Webbrowser zugreifen, es ist keine Installation auf Ihrer Seite erforderlich.

Preise

nur für Selbständige und Unternehmer

Paket S2,99 €*

mntl., zzgl. Mwst.
  • 17 GB E-Mail-Speicherplatz
  • Abrechnung: Quartal / Jahr
  • Serverstandort: Deutschland
  • eigene (Sub-)Domain möglich
  • 100 % Ökostrom aus Wasserkraft
  • E-Mail-Support: Ja
  • Telefon-Support: -

Paket L24,99 €*

mntl., zzgl. Mwst.
  • 300 GB E-Mail-Speicherplatz
  • Abrechnung: Monat / Quartal / Jahr
  • Serverstandort: Deutschland
  • eigene (Sub-)Domain möglich
  • 100 % Ökostrom aus Wasserkraft
  • E-Mail-Support: Ja
  • Telefon-Support: Ja

Paket XL34,99 €*

mntl., zzgl. Mwst.
  • 450 GB E-Mail-Speicherplatz
  • Abrechnung: Monat / Quartal / Jahr
  • Serverstandort: Deutschland
  • eigene (Sub-)Domain möglich
  • 100 % Ökostrom aus Wasserkraft
  • E-Mail-Support: Ja
  • Telefon-Support: Ja

Individuelle Pakete sind möglich. Gerne erstelle ich Ihnen ein persönliches Angebot.

* Alle Leistungen richten sich ausschließlich an Selbständige und Unternehmer i.S.d. §14 BGB. Alle Preisangaben sind daher Netto-Angaben und verstehen sich zzgl. der jeweils gültigen MwSt. Kein Verkauf an Verbraucher i.S.d. §13 BGB.
Die Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist beträgt 1 Monat.
Die Zahlung ist per Lastschrift oder Rechnung möglich (Zahlungsziel: 7 Tage).

Beschreibung

Die Anzahl der zu archivierenden E-Mail-Adressen ist nicht begrenzt. In den Paketen wird der reine Speicherplatz berechnet, nicht die Anzahl der Domains oder E-Mail-Adressen. Sie können so viele E-Mail-Adressen archivieren, wie Sie es brauchen.

Per Webinterface greifen Sie auf den Admin-Zugang zu und können dort weitere Benutzer und damit Domains sowie E-Mail-Adressen einrichten.

Wichtig: Sie brauchen eine Verfahrensdokumentation, um der GoBD gerecht zu werden. Das Mailarchiv ist ein unverzichtbarer Bestandteil der E-Mail-Archivierung, aber ohne Verfahrensdokumentation sind Sie bei einer Prüfung dennoch nicht auf der sicheren Seite. Hier finden Sie ein Muster der Verfahrensdokumentation

Weitere Voraussetzung: Sie müssen eine Weiterleitung Ihrer zu archivierenden E-Mails an eine weitere E-Mail-Adresse einrichten können. Nur so werden auch E-Mails Ihrer Kunden (z.B.: Antworten auf Angebote/Rechnungen) archiviert.

Zusätzlich bitte bedenken: in Ihrer zu archivierenden E-Mail muss Ihre E-Mail-Adresse im "Von", "An" oder "Kopie"-Feld erscheinen, sonst kann die E-Mail nicht Ihrem Archiv-Konto zugewiesen werden.

  • Keine Übergabe Ihres E-Mail-Passwortes - Ihr Passwort bleibt nur Ihnen bekannt!
  • verschlüsselte Speicherung Ihrer archivierten E-Mails - nur Sie können Ihre E-Mails lesen
  • Kein Massenhosting - Sie sind kein Kunde unter Tausenden
  • Mehrere E-Mail-Adressen pro Paket möglich
  • Einfacher Zugriff per Webbrowser, keine Installation notwendig
  • kostenloses SSL-Zertifikat inklusive mit automatischer Verlängerung (Let’s Encrypt)
  • Garantierte Erreichbarkeit: 99,9% (im Jahresdurchschnitt)
  • Einsatz aktueller Server-Software und schneller Server-Hardware für schnelle Verarbeitung
  • optional: Zugriff über eigene (Sub-)Domain möglich: Umzug Ihrer Domain nicht nötig, DNS Anpassung reicht
  • 100% Ökostrom: alle Server werden mit Strom aus Wasserkraft betrieben

FAQ

Wie viel Speicherplatz brauche ich?

Erfahrungsgemäß sehr viel weniger als vermutet - für 1-Personen-Unternehmen reicht das kleinste Paket. Wenn Sie nicht gerade Videos per E-Mail verschicken und diese auch archivieren wollen, sollten Sie mit dem kleinsten Paket anfangen.
Praxis-Beispiel: Eine durchschnittliche E-Mail hat ca 30-50 KB, weil sie hauptsächlich nur aus Text besteht. Bilder, PDFs und andere Anhänge kommen eher seltener vor.

Kann ich mir Screenshots ansehen?

Ja, auf der Demo-Seite der Software.

Wie kann ich auf meine archivierten E-Mails zugreifen?

Über Ihren bereits installierten Webbrowser (Firefox, Chrome, Opera, etc).

Wer kann meine E-Mails lesen?

Nur Sie! Sie erhalten von mir den Admin-Zugang und sollten als erstes das Passwort für diesen Account ändern. Ihre E-Mails werden verschlüsselt gespeichert, so dass niemand außer Ihnen Ihre E-Mails lesen kann.

Wie viele E-Mail-Adressen kann ich in einem Paket nutzen?

Die Anzahl der E-Mail-Adressen und Domains ist nicht beschränkt.

Welche Software kommt zum Einsatz?

Für die E-Mail-Archivierung setze ich für Sie die Software Piler ein.
Eine Online-Demo können Sie sich hier anschauen: Demo.

Wie funktioniert das technisch?

Die Software Piler arbeitet als zusätzlicher empfangender E-Mail-Server und daher beinhaltet jedes Paket einen eigenen kleinen virtuellen Server. Über das Webinterface von Piler erhalten Sie den Admin-Zugang und können dort weitere Benutzer und damit Domains sowie E-Mail-Adressen einrichten.

Wie kann ich Spam oder private E-Mails ausschließen?

Anhand von Filterregeln können Sie bestimmte E-Mails von der Archivierung ausschließen.

Hat diese Software eine GoBD Zertifizierung?

Es gibt keine keine GoBD Zertifizierung. (Stand 03/2018)

Wie kann ich bezahlen?

Per Lastschrift oder Überweisung nach Rechnungsstellung.

Wie lange werden die E-Mails archiviert?

Das kann individuell eingestellt werden. Die Voreinstellung ist: 11 Jahre bzw. 4026 Tage. Das hat folgenden Grund: die 6 Jahre für Geschäftsbriefe bzw. 10 Jahre Aufbewahrungspflicht für u.a. Rechnungen beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist, siehe §14b UStG.
Beispiel: Sie erhalten am 01.02.2017 eine Rechnung und müssen diese bis zum 31.12.2028 aufbewahren.
Damit Schaltjahre berücksichtigt sind, rechne ich zur Sicherheit mit 366 Tagen pro Jahr, auch wenn das ungenau ist.

Wann kann ich kündigen und was passiert mit meinen archivierten E-Mails?

Die Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist beträgt 1 Monat.
Bei der Kündigung haben Sie verschiedene Möglichkeiten:

  1. Der Vollständigkeit halber erwähnt: Sie können einfach aufhören, Emails an das Archiv zu schicken. Wenn Sie aber weiterhin Zugriff auf das erstellte Archiv für die bisherigen Emails in der aktiven Form brauchen, fallen auch weiterhin die vereinbarten Kosten an.
    Unter Umständen ist auch eine Migration auf einen kleineren Tarif möglich - bitte sprechen Sie mich darauf an. Bei einer Migration entstehen Kosten zwischen 30 und 120 Euro netto - je nach gewünschtem Umfang meiner Unterstützung.
  2. Die Software und Daten werden auf einen von Ihnen administrierten (virtuellen) Server migriert. Bei der Migration kann ich helfen. Da die Server-Software nötig ist, um weiterhin Zugriff auf die Emails zu erhalten, ist ein einfaches Brennen auf CD nicht sinnvoll, zumal dann die Timestamps der Emails verloren gehen. Zusätzlich sind die Dateien verschlüsselt und nicht einfach so lesbar.
    Bei einer Migration entstehen Kosten zwischen 30 und 120 Euro netto - je nach gewünschtem Umfang meiner Unterstützung.
  3. Sollten Sie die archivierten Emails nicht mehr bei sich gespeichert haben, können Sie über das Webinterface die Emails herunterladen. Dazu sind u.U. mehrere manuelle Downloads zu tätigen, je nach Anzahl der gespeicherten Emails.
    Das Download-Format sind zip-Dateien, die ihrerseits eml-Dateien enthalten. Anhänge sind darin enthalten. Diese eml-Dateien lassen sich oft in Email-Programme wieder importieren. Für Outlook können Sie hier schauen
    Auch dabei werden die Timestamps der Emails verloren gehen, da sie untrennbar mit der Software verbunden sind.
    Nachdem Sie das "ok" geben, wird die letzte Möglichkeit aktiviert.
  4. Das Archiv wird (nach Freigabe durch Sie) bei mir unwiderruflich gelöscht.